1. 概述

    4U知识管理系统基于全新的理念设计，是为了摆脱传统知识生产过程中的种种不便和束缚，宗旨在于最大化的提高知识生产和运用效率，通过内容与形态的分离，实现"把时间留给创作而不是过程"，一方面能最大化的提高知识创作者的知识生产效率，另一方面能迅速的提升企业的专业化、规范化知识交付能力；另外，通过特有的知识共享和运用模式，改变以往的知识生产模式，促进个人作业向协同作业转变，显著加强企业知识内容的细分和专业化建设，加快知识的再生产效率。

4U知识管理系统对传统知识创作流程进行了大量创新和优化，覆盖知识生产和消费的整体流程，通过"一减一加"的方式显著提升知识生产效率。"一减"：最大化的减少用户在文档格式、查询、引用、分享等方面的无谓时间消耗；"一加"：打断知识隔阂，增加内在联系，通过便捷的知识分享、引用和评价，"让知识动起来"，迅速形成企业知识库，不断增长的知识库，将成为企业宝贵的知识财富和不断创新的动力源泉。

    4U知识管理系统致力于建设为集知识创作、共享、消费、评价为一体的知识生产消费平台，并带来了有别于传统模式的如下创新：

1. 与Word无缝融合，简化的操作，几乎不会带来额外的学习成本；
2. 无需跨应用便可完成知识生产消费的全流程覆盖，节省用户的宝贵时间；
3. 随需应变的文档形态轻松满足苛刻条件下的内容交付，助力企业规范化、专业化建设；
4. "让知识动起来"，知识消费者能快速掌握知识变化，让旧知识无所遁形；
5. 全面的文档格式检查，轻松打造专业级文档；
6. 多终端知识消费能力，可同时在Word、浏览器中查看知识成果；
7. 多知识库全文检索，精准定位、即搜即得；
8. 知识一键对比功能，轻松掌握知识异动，是知识量化的有力工具；
9. 提供完善的工具链，保障项目实施，促进企业知识生态圈的快速建立；

     

更多信息，欢迎访问：www.ware4u.net。

1. 说明

    在传统的知识创作过程中，知识生产者常常被以下问题困扰：

1. 公司有一个持续整理的文档库吗？
2. 谁是某方面的专家？该如何取得联系？好不容易取得联系后：不会这么巧吧，专家外出了，什么时候能方便发些资料呢？
3. 这么深的文件夹目录结构，光看目录就要不少时间，只能慢慢熬了；
4. 所需的资料很多都在总部的服务器上，需要慢慢下载，不会这么巧吧；

如果幸运的话，从一堆资料中筛选仍然面临很多潜在问题：

1. 这一堆的资料，难道要一个个看过去吗？
2. 初看感觉不错，不过介绍的内容年代久远，已经不适合当前的环境了；
3. 这里有段内容不错，不过文档格式也太乱了，拷贝粘贴后把当前的文档格式全搞乱了；
4. 这篇不错，不过有些细节不懂，作者是谁呢？难道没有出处！？
5. 一堆资料中，有太多相似的内容了，重要部分到底出自何人之手？

好不容易把内容写好了，还有一大堆挑战：

1. 格式有点乱？比较乱？太乱了？
2. 目录树中怎么有这么多有碍观瞻的东西，这是要挨骂的节奏啊。
3. 我要分页、我要页眉页脚奇偶数页不同、我要水印、……，总之，我要专业，等等，Word中如何操作？谁能快速培训一下。
4. 不会吧，目录有跳级？这严重影响我的professional级别！来不及了，已经发出去了，好吧，祈祷客户或领导不会注意到。
5. 如何能切换到不同的风格？要是Word能像ppt一样用就好了；

总之，我们把太多的时间花在知识创作之外了！如果你也在经历这样的过程，很明显，你浪费了大量时间，如果把个体相加，很明显，企业为这些时间付出了大量成本。

这是当前很多中小企业面临的普遍性问题，甚至可以说是企业在成长过程中必然会出现的问题，这涉及到管理模式的变化，在企业初创时，关注点通常在业务和效率上，一些环节往往被省略，但并不意味着这些环节不重要，而当企业成长到一定规模时，迫切需要做知识沉淀，否则由于潜在的人才流失风险，造成的知识短板很可能成为制约企业成长的瓶颈。

上述问题，可以总结为几个问题：知识在哪里？知识的作者是谁？知识用在何处？知识的格式如何规范？

当前企业是如何解决这些问题的呢？

1. 建立Ftp或者内容管理系统，把文档都上传上去；
2. 建立不同目的的各类文档模版，并培训员工使用；
3. 制定相应的配套管理办法，员工按规定上传文档；
4. 购买第三方知识管理系统；

从目前看来，上述办法，基本只能解决局部问题，每种方法都存在较为明显的缺陷：

1. 当前的Ftp和内容管理系统，管理的颗粒度都较大，基本都在文档级别，这制约了文档的检索能力和对检索结果的运用能力；另外，在内容的分享上无法把控，从而无法了解知识的关注程度；另外，由于是一套独立的系统，也让其实用性大打折扣，受众必须在两套甚至多套系统之间来回穿梭；
2. 使用文档模版，能在一定程度上规范文档格式，但需要专门培训，也需要单独维护；在使用过程中，随着文档模版的不断增多，仍然容易出现格式上的问题，因为往往会出现多种相似的格式选择，使用者在选择时会产生疑惑从而导致使用时出现纰漏；另外，需要做格式调整时，仍然很考验使用者的Word技巧；
3. 信息化系统的运维，通常都伴随着管理办法的产生，管理办法的运行产生的额外成本是考察该管理办法的重要依据，一般实施的管理办法主要是规定员工在指定的时间点上传文档到系统中，这对员工来说意味着时间成本，同时还需要熟悉一套额外的信息化系统，这容易让员工产生抵触情绪，更重要的是，这种管理办法本身并不会对知识的利用率产生帮助，因为知识的利用率取决于后台信息化系统；
4. 目前市面上主流知识管理系统，基本都是往泛在知识方向发展，其触角覆盖企业的生产经营的方方面面，比如ERP、项目管理、OA、HR等等，架构庞大，系统复杂，流程众多，可以说事无巨细，但在专业知识管理方面，跟传统的CMS管理系统并没有多大差别，在知识的创造和分享方面也没有特别的手段，无法成为知识生产和运用的利器，另外，其实施和维护成本都比较高，一般中小企业难以承受；

如何通过一套系统解决所有这些问题？

最重要的是提供一套完善的机制打通知识生产和消费的整个流程，解决知识生产和消费过程中的种种难题，减少一些不必要的环节，让关注点回归，才能真正实现效率的提升。

4U知识管理系统面向知识生产和消费流程提供了以下理念：

• 面对最重要的知识创作环节，4U知识管理系统让生产者的关注点只放在内容上，彻底斩断对格式的牵绊，不再担心格式，让内容跟上思维的节奏。当内容完成之后，专业的规范化格式让4U来完成；另外，在创作内容时，4U的内容检索和内容引用功能可大大提高知识创作者的编写效率；在内容管理方面，4U可以代替原本扰人的版本管理功能，生产者甚至不再需要考虑版本问题，因为4U可以还原任何时候的任何内容，只要您保存过，内容管理功能还可以快速查看内容的变迁，了解知识的成长过程。
• 面向知识分享环节，通过一键上传、触动引用、引用通知等功能实现最大化的便捷，减少用户的时间成本同时提升用户粘性。一键上传功能的同时还可继续编辑内容，等待上传完成后，可快速的分享内容给相关人员；重要的是，在您更新知识后，感兴趣的人员可以收到通知，从而关注者能够及时的更新他们的知识，避免引用的知识老化，关注者在引用或更新知识的时候，同样只需一键完成，这让知识有了更强的生命力，同时让旧的知识无所遁形，受众能清清楚楚的明白知识来自何时、何人，知道知识的更新周期，让知识永葆青春。
• 面向知识评价环节，可以快速评价内容，并能够跟知识创作者互动，这让知识有了快速生长的动力，同时，也能让知识创作者收获金钱无法衡量的成就感。

贯穿了知识的生产和消费的整个环节，在基础设施上实现了知识的自循环机制，让知识创作者更容易的实现知识的迭代更新，生产的同时也在不断的消费，实现一个生产即消费、消费即生产的知识成长环境。

图 21 知识的流动

任何系统离不开管理者的参与，4U提供了一些必要的机制让管理者能够灵活运用：

• 能够掌握每一个知识点的引用情况，了解知识的受关注层面，从而可以制定相应的奖励政策；
• 能够发布知识任务，并跟踪每个参与人的知识生产进度；
• 能够快速辨识知识成长情况，从而明确参与人的实际进展，在必要的情况下提供指导帮助；
• 能够快速形成受控的企业知识库，并制定相应的安全策略，在必要的情况下可将部分知识快速交付给企业客户；

4U知识管理系统，依托于强大的内容编辑器（Microsoft Office Word），独创Word内循环模式，整个知识生产和消费流程均在Word中完成，无跨应用烦恼，大大提高系统的易用程度，寄有形于无形，让知识创作者创作其中，享受其中。

1. 创新点

   1. 嵌入式解决方案实现跟Word的完美融合

    采用完全嵌入Word设计方案，静默方式运行，遵从Word的使用习惯，最大化的节约学习成本。

    知识管理系统的功能都在这里，同时这也是系统唯一入口，用户所有的操作都在这个一体化的环境中完成，不再需要切换到其他的系统。

1. 全流程覆盖，效率的加速器

传统的知识管理系统，在知识生产和消费的各个环节，往往需要切换到不同的应用的系统下，如知识创作在Word中完成，而知识提交和分享在Web系统下完成，知识的搜索和引用仍然需要在Web系统中完成，多系统之间的隔阂打断了知识之间原本紧密的联系，系统无法评估用户搜索或下载的知识究竟有没有发挥作用。

4U知识管理系统致力于打通知识生产和消费的整体流程，所有的一切都在Word中完成，完成知识的搜索、浏览、消费全流程支持，在原本复杂的知识引用环节可实现内容的一键导入。整个过程一气呵成，无需切换到其他的应用系统，避免了跨应用带来的效率问题。

    如下图所示，先通过搜索面板查询出匹配项，浏览内容时，如需要引用相关知识，直接点击触动引用符号"+"即可将内容迅速添加到当前编辑文档中。

下图为内容导入到当前编辑文档后的效果：

1. 不变的内容，多变的形态

知识创作者只要关注内容，文档最终交付的样式如何，页眉页脚、封面、水印、布局、公司定制信息（如联系方式和地址）等留给4U完成，4U提供文档模版定制功能，企业可以根据需要定制多个模版，员工可根据需要自由选择模版，实现"一次编写，任意展现"，真正实现内容的动态交付。

1. "让知识动起来"，建立知识的活水源泉

在4U系统中，每个知识点都被纳入全局版本管理，知识消费者可全程跟踪该知识点的最新进展。一旦知识的创作者更新了知识内容，知识消费者可及时的得到通知并决定是否同步更新到自己的知识内容中，从而确保企业交付给最终用户的每一份知识文档的内容都是最新的。

4U提供了知识快速流动的能力和渠道，为知识插上了翅膀，最新知识唾手可得，真正为企业打造知识的活水源泉。

如下图为某文章引用的两个知识点，右侧为引用知识点的最新版本信息，一旦原作者更新了该部分内容，引用者可得到通知，并决定是否更新到自己的文档中，更新引用知识的过程仍然是一键完成。

1. 文档格式检查，让结构型错误无所遁形

    文档目录结构的重要性不可言语，相当于文档的纲领，结构清晰，条理也就清晰，结构乱了，条理也就难以清晰，会极大的影响最终用户的阅读体验，文档越大，结构也变得愈加重要，错乱的结构还会很大程度上影响Word的处理效率。

    保证文档结构清晰，避免错乱和跳序，是一个文档的基本要求。

    如下图所示：典型的文档结构紊乱情况：

    4U知识管理系统能快速的找出此类错误，并提出修改建议和一键修复能力，最大化的帮助用户修复错误。

1. 多终端知识消费能力，实现快速交付

在互联网时代下，知识的交付方式也变得多彩纷呈，4U知识管理系统支持在Word端、浏览器端及各类智能终端上快速浏览知识内容，解决了知识传播障碍，加快了知识交付能力。

    4U知识管理系统在用户提交知识的瞬间就具备了Web发布能力，通过该特性，企业可将一些非敏感咨询通过Web方式快速交付到最终用户，让最终用户及时的查阅到最新知识。

1. 多知识库全文检索

多知识库设计，承载企业历史知识的同时，鼓励创造新知识。所有的知识均提供全文检索能力，可快速精准定位。

1. 知识一键对比，快速掌握知识异动

实现跟历史知识的快速对比，可发现极细微的变动，包括文档结构的变化，每一个文字，每一张图片的变动。

    可实现多种样式的差别展示，包括Word样式和纯文本样式，方便作者定位差异。

1. 完善的工具链，项目成功实施的保障

为了保障项目的顺利和可持续性运行，需要对企业现有知识资产进行梳理和入库，从而形成一个庞大的知识资源池。信息丰富的资源池能对企业知识生产形成"滚雪球"式的增长效应，因此对企业现有知识的梳理至关重要，4U知识管理系统面向企业知识的梳理和入库提供了完备的工具，从而快速建立规范化的初始知识库，为企业的后续知识生产提供强有力的支撑。

更多信息，欢迎访问：www.ware4u.net。