前言

        关于办公管理升级思考、规划，已经一年有余（2013年11月《使用云技术升级改造现有应用系统的思考》），从2014年3月开始，协助用户完成规划、可研、立项。

        刚开始更多的是以云计算视角，通过技术手段来支撑用户，为用户画了一张大饼，可是用户投资有限，买小餐包充饥都不够，这样，只能按二八原则，提供核心业务支撑平台，或者叫做最小核心化的办公生产运营能力产品。

传统办公管理及其业务现状

        从办公自动化开始，传统办公系统逐步升级到以工作流、协同办公、知识管理为一体的知识型协同办公系统，为企事业单位提供公文管理、流程审批、协同工作、沟通工具、文档管理、综合信息、部门办公、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具等业务功能。

        目前，企事业单位办公系统多采用传统的“烟囱式”架构模式，即：按功能分为不同的子系统，根据不同需求独立地进行设计和建设，系统架构从应用、数据再到基础设施，都以烟囱式部署为主。这种系统架构模式的显著特点是纵向统一，系统内部建设一体化。这种系统架构模式虽保证了各功能系统内部建设的统一，但同时也导致出现了系统系统间独立性强、信息不透明、部门间横向协调性差、共通性少及资源共享率不高等诸多问题。

        如上图所示，具有代表性“烟囱”业务现状图，呈现出管理条块分割的现状。如从业务功能角度看，很多功能具有明显的相似性。在此不展开分析，只给出我的分析结论：

办公管理核心业务就是审批流+文档。

        回想办公管理信息化前，办理业务过程是这样的：

        （1）工作人员先填写申请单（或审批单），填写好后，连同附属资料装订在一起，送给下一环节办理（或审批）；

        （2）上述业务处理过程中，管理人员首先关注的是流程走的对不对，其次看提交上来的报告，这个报告就是申请单文档及其附件。

        回归业务的本质，就是前面所说的分析结论：审批流+文档。

        下面举例解答业务模型：

        （1）综合信息类业务（是指发布新闻、规章制度，以及知识资料管理等）核心内容是文档，电子化文档，至于审批流则是可有可无的；

        （2）部室业务中常用到的数据上报核心内容也是文档，带审批流（专递文档）的文档，文档中的数据内容，其本质不是直接使用的，需要取出到专业系统中经过处理后才能使用；

        （3）计划建设管理和房产土地信息管理系统，超出办公管理业务模型，纳入到专业系统中，单独建设管理。

办公管理改革需求

        随着管理规范化、精细化，原办公管理范畴的部分业务迁移到ERP、HR等专业管理系统中，保留下传统公文管理和流程审批等业务。对于剩下的办公管理业务要进行改革、优化。改革、优化目标是建设办公生产运营体系，去行政化、去职能化、专业化、集中化、扁平化，实现纵向专业化穿透和横向信息透明的统一运营体系。

        （2）缩短流程，提高工作效率，加强工作责任

        （3）信息透明，晒在阳光大厅中，方便群众和各方监督；

        （4）项目（事项）全生命周期管理，做到事前决策评估，事中高效落实、信息透明，事后经验总结、效益分析；

        （5）信息化工作适应上述需求，快速响应新需求，满足改革需求。

易扩展办公流程化管理模型

        办公管理以流程化管理为核心，此核心包括：流程及其生命周期管理，流程实例运行管理及其生命周期管理。这个流程化管理核心，可以理解为规章制度及规章制度执行情况。其中，生命周期管理借鉴我早年实施过的电能表生命周期管理，管理也是有生命周期的，他能体现出管理的能力、效益、效率。

        （1）流程生命周期管理包括：业务需求、开发建设、上线（并形成流程目录）、变更、下线、最终销毁全生命周期管理。相关的业务功能有：流程快速开发和流程模版；

        （2）流程实例运行管理及其生命周期管理包括：启动流程实例、流程流转审批、结束流程实例、归档。相关的业务功能有：起草/编辑、审批、发布、反馈、归档。

        办公流程化管理最终体现规范化和执行力上，通过办公阳光大厅为业务入口，并展现，其中：

        （1）规范体现在管理职能、流程和办事指南；

        （2）执行力体现在管理能力、效益和效率上。

技术架构简述

        为了应对企事业面对的系统技术和业务改革挑战，我们要建设的PaaS办公能力平台应超越传统PaaS范畴，在业务能力和技术能力组件上有所加强，形成更有针对性的“厚PaaS”平台。通过这个平台，我们可以统一技术框架、统一流程管理、提高数据一致性、提高资源利用率、提高服务和技术的标准化、简化上层应用的开发和运维。

        主要使用技术如下：

        界面展现层：HTML+JavaScript+CSS（Apache Http + Cordys XForm）；

        数据适配层、业务处理层：SOA（Cordys BOP）；

        数据层：关系型数据库+NoSQL数据库（Oracle + MongoDB）。

参考：

信息化建设适应当前改革的思考——简化流程与信息透明 2014年3月 肖永威

云计算统一办公运营平台服务能力设计方案 2014年11月 肖永威

用MongoDB数据库来管理办公系统中文档型的表单和信息——通用流程化应用审批单设计思路（二，续） 2015年1月 肖永威

易扩展的办公流程化管理核心模型（第1版）