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通达OA 关于OA工作流设计规范的一些意见

集团应用OA工作流已经有几年的时间了,从最早的请假调休这些简单常用的工作流开始应用,到现在涉及十多个部门的工程项目合同工作流,我们一步一步的把工作流应用渗透到了很多部门及工作中,确实提高了不少效率,减少了中间沟通的时间成本,也减少了扯皮等问题的发生。

工作流应用的多了以后,管理起来问题也比较多,如何能够更有效率的进行管理,我这里根据我们日常的工作总结了几点经验,仅供参考。

 

1、流程分类

对所有流程按照流程性质或部门进行分类,现在系统里可以支持多级目录的分类,就像我们管理电脑中的文件一样,分成文件夹后找起来就方便多了。但是在现在的版本中新建工作流时对二级目录的显示取消了,这个感觉是一个倒退,二级一下的工作流直接显示到一起,多的时候找起来很费劲,这一点不如升级之前,并且显示的也比较占空间。

2、表单分类

同上,可以对表单进行分类,建立多级目录。

3、流程及表单命名

流程及表单的命名要直接能够体现出流程的用途,一般直接关联到表单,使用原有工作名称即可;如果涉及到多子公司独立设计的情况,需要增加子公司的简称到流程名最前。表单名建议与流程名字对应,比如流程叫“ABCD流程”,那么表单就叫“ABCD表单”,并且与流程目录对应存到表单目录下。

4、表单设计

表单尽量不用word另存的方式导入,因为word会生成很多垃圾代码。控件的名称进行与描述文字一致,同样不用写具体人,这个你用手机访问的时候就知道了,这个会单独写一篇,最近两天正在处理这样的问题。表单设计需要很多HTML的知识,多学点对这个工作流设计工作有很大好处。

5、文号规范

文号这个就是具体的流程生成时的名字,这个最好也规范一下,一般设置成不能修改,可以增加后缀即可。文号可以使用流程名加日期的格式,可以使用表达式来自动生成,比如“{F}-[{SD}-{U}]({Y}-{M}-{D} {H}:{I})”,具体表达式规则请参看工作流对应的提示。

这样起名的好处就是以后查找起来方便,可以直接使用名称来进行查询。

6、步骤命名

现在具体到设计流程步骤了,每一步要明确出当前是谁在办理,做的什么动作,如果一个人在流程中有多个步骤,更是需要区分出来直接的差别,可以使用增加序号的方式加以区分。步骤命名这里说了要显示谁在办理,但是不要将这里的人具体化,也就是不要写成“张三审批”这个样子,因为这个步骤可能明天就不是张三来审批,而换了李四,这样每次都需要跟着修改工作量会很大,这里可以使用职务名称来写,比如写“财务部经理审批”,这样李四来接替他也没有问题。

7、权限范围

权限这块也是调整比较频繁的工作,这里的建议就是能设置部门的就设置部门,能设定角色的可以设定角色,尽量不要具体到人,跟第5点提的类似,为了避免人员的变动跟着变动。设定部门后在设定一个默认主办人即可,如果默认人变化了,转交的人也可以自己在这个部门范围了手动来选择。

8、默认人

设置步骤的默认人这是一个小事,但是这样的小事做好了才能体现工作的细致。比如说总经理批完了他的工作后,往下转交时,主办人没有给他默认设置或者设置的不合理,他会觉得这个流程有问题,就是这个工作没有做好,所有这个小细节一定要做好并且检查好。

9、条件

需要分条件设置时,条件尽量不要太复杂,因为在这里设置and或者or条件多的时候,是很容易混乱的。实在不行就单独做个工作流也比设置这个条件要简单。再有就是这里的条件如果有删除的,它的序号是按从上往下排的,设置的条件表达式跟着也要变。

多个条件公用的接收流程必要时单独再复制一个,不要混在一起用了,单独加一个步骤会更简单。

10、图形流程

工作流最好都是可视化显示的,这一点非常棒,看着直观方便。最好也是按照逻辑顺序把相关的步骤有条理的进行整理,而不是简单的堆到一起,是没有几个人看这个,但是管理起来自己还是方便些。