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Excel 使用技巧集锦
79.
输入公式
单击将要在其中输入公式的单元格，
然
后键入＝
(
等号
)
，
若单击了“编辑公式”按
钮或“粘贴函数”按钮，
Excel
将插入一个
等号，接着输入公式内容，按
Enter
键。
80.
输入人名时使用“分散对齐”
（微软
Office
技巧大赛获奖作品）
在
Excel
表格中输入人名时为了美观，
我们一般要在两个字的人名中间空出一个
字的间距。按空格键是一个办法，但是我们
这里有更好的方法。我们以一列为例，将名
单输入后，选中该列，点击“格式→单元格
→对齐”，
在“水平对齐”中选择“分散对
齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整
齐美观的名单就做好了。
81.
隐藏单元格中的所有值（微软
Office
技巧大赛获奖作品）
有时候，
我们需要将单元格中所有值隐
藏起来，
这时你可以选择包含要隐藏值的单
元格。单击“格式→单元格”命令，选择
“数字”选项卡，在“分类”列表中选择
“自定义”，
然后将“类型”框中已有的代
码删除，键入“;;;”(3
个分号
)
即可（）。
提示
:
你也许奇怪为什么会这样，其实单元
格数字的自定义格式是由正数、负数、零和
文本
4
个部分组成。
这
4
个部分用
3
个分号
分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单
元格中显示。现在都空了，当然就都不显示
了。
82.
恢复隐藏列
通常，选择隐藏列两边列上的单元格，
然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项
可以恢复隐藏的列。
其实恢复隐藏列还有一
种快捷方法
:
将鼠标指针放置在列标的分割
线上，例如，若隐藏
B
列，则将鼠标指针放
置在列
A
和列
C
的分割线上，
轻轻地向右移
动鼠标指针，
直到鼠标指针从两边有箭头的
单竖变为两边有箭头的双竖杠，
此时拖动鼠
标就可以打开隐藏的列。
83.
快速隐藏
/
显示选中单元格所在行和列
（微软
Office
技巧大赛获
奖作品）
在
Excel
中隐藏行或列
,
通常可以通
过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实
现
,
或者是选中行号或列标后通过鼠标右
键的快捷菜单来完成
,
对于分散的单元格
区域
,
可以这样快速隐藏
:
快速隐藏选中
单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中
单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐
藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐
藏:“Ctrl+Shift+0”
84.
彻底隐藏单元格
在很多时候我们会将一些行或列的内
容隐藏起来不让别人查看，
但是如果用户复
制包含隐藏行或列的区域，
这样隐藏的内容
就会在粘贴的新的工作表中出现，
降低了隐
藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以
先选中要复制的区域，
然后单击“编辑→定
位”命令，
在打开的对话框中点击“定位条
件”按钮，
在定位条件对话框中选中“可见
单元格”选项），这样就可以避免上面所发
生的情况了。
85.
用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据
很有规律，如学历
(
小学、初中、高中、中
专、大专、本科、硕士、博士
)
、职称
(
技术
员、助理工程师、工程师、高级工程师
)
等，
你希望减少手工录入的工作量，
这时我们就
可以设置下拉列表实现选择输入。
具体方法
为
:
选取需要设置下拉列表的单元格区域，
单击“数据→有效性”命令，
从“数据有效
性”对话框中选择“设置”选项卡，
在“允
许”下拉列表中选择“序列”，
在“来源”
框中输入我们设置下拉列表所需的数据序
列，如“技术员、助理工程师、工程师、高
级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭
头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。
这样在输入数据的时候，
就可以单击单元格
右侧的下拉箭头选择输入数据，
从而加快了
输入速度。
86.
快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定
义为一条短语，当输入该条短语时，“自动
更正”便会将它更换成所定义的文字。
定义
“自动更正”项目的方法如下
:
单击“工具
→自动更正选项”命令，
在弹出的“自动更
正”对话框中的“替换”框中键入短语，
如
“电脑报”，
在“替换为”框中键入要替换
的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添
加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单
击“确定”退出。以后只要输入“电脑
报”，
则“电脑报编辑部”这个短语就会输
到表格中。
87.
设置单元格背景色
选择要设置背景色的单元格，
单击“格
式→单元格”命令，
然后单击“图案”选项
卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜
色”框中单击选中一种颜色，
然后单击“图
案”下拉菜单，
选择所需的图案样式和颜色
即可。
88.
快速在多个单元格中输入相同公式
先选定一个区域，再键入公式，然后按
“Ctrl+Enter”组合键，
可以在区域内的所
有单元格中输入同一公式。
89.
同时在多个单元格中输入相同内容
们可以看到，
这些单元格中的数据都同时被
加上了
25
。
156.
让
Excel
出现错误数据提示
Excel
除了可以对单元格或单元格区
域设置数据有效性条件并进行检查外，
还可
以在用户选择单元格或单元格区域时显示
帮助性“输入信息”，
也可以在用户输入了
非法数据时提示“错误警告”。
选取单元
格或单元格区域，
单击“数据→有效性”命
令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定
单元格时显示输入信息”复选框，输入标
题，如“注意”，输入显示信息如“这里应
输入负数！”（），单击“确定”按钮。此
后，再选定那些单元格或单元格区域时，
Excel
将自动提示上述信息。
另外，
你还可
以对设置了有效性条件检查的单元格或单
元格区域，再设置“出错警告”信息，方法
是
:
选取单元格或单元格区域，单击“数据
→有效性”命令，单击“出错警告”选项
卡，
选定“输入无效数据时显示出错警告”
复选框
（）
，
选择警告样式，
输入标题如“警
告”，
输入出错信息如“不能输入正数！
”，
然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你
在指定的单元格中输入了正数，
Excel
将警
告你“不能输入正数!”
157.
用“超级连接”快速跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分
方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标
指向带有下划线的蓝色超级链接文件，
然后
单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子
位置上去，看完后若要返回，只需单击
“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
一、
设置技巧
158.
定制菜单命令
你可以根据自己的要求来定制选项菜
单。首先单击“工具→自定义”命令，打开
其中的“命令”选项卡（），在左侧的“类
别”窗口中选择欲增删的菜单类别。
如果是
增加菜单命令，
你只需在右侧的“命令”格
内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单
自动打开并出现一黑线后，
将其插入黑线指
示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如
果是删除菜单命令，
只须打开菜单选中需要
删除的命令，
按下鼠标左键将它拖至图中的
“命令”格中即可。
也可在该示意图打开的
情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”
命令即可。
159.
设置菜单分隔线
Excel
工具栏按钮之间有分隔线，
如果
你喜欢，
也可以在菜单中的命令之间添加分
隔线。方法是
:
按住
Alt
键后拖动菜单。如
果拖动方向为增大菜单间距，
则自动在中间
添加分隔线
;
如果拖动方向为减小菜单间
距，则自动去掉中间的分隔线。
160.
备份自定义工具栏
在
C:
＼
Windows
＼
Application Data
＼
Microsoft
＼
Excel
文件夹中有个
Excel10
．
xlb
文件，
这个文件保存了你的自
定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见
的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置
好后，为
Excell0
．
xlb
文件作拷贝，起个
不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具
栏。
161.
共享自定义工具栏
如果你建立了一个自定义工具栏并希
望和其他人一起分享的话，
你可以将它“附
加”到一个工作簿中。
单击“工具→自定义
→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击
“附加”按钮（），出现“附加工具栏”对
话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添
加到一个工作簿中。
162.
使用单文档界面快速切换工作簿
Excel 2002
采用了单文档界面，每打
开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。
因此，
你可以通过单击任务栏上的名称来快
速切换工作簿，
而不必在“窗口”菜单中选
择打开的工作簿名称。
如果你的
Excel
2002
没有此项功能，可按以下方法设置
:
单击
“工具→选项”命令，单击“视图”选项
卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（），
单击“确定”按钮即可。
163.
自定义工具栏按钮
单击“工具→自定义”命令，
打开“自
定义”对话框使
Excel
处于自定义模式，
这
时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮
图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，
我们可以完成好多自定义工作。
1.
使用
“命名”改变工具按钮的名称
;
2.
使用“复
制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪
贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘
贴到另一个按钮上
; 3.
使用“编辑按钮图像”来调用按钮编
。
Excel 使用技巧集锦