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Excel 使用技巧集锦

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

79.

 

输入公式

  

单击将要在其中输入公式的单元格,

后键入=

(

等号

)

若单击了“编辑公式”按

钮或“粘贴函数”按钮,

Excel

将插入一个

等号,接着输入公式内容,按

Enter

键。

  

 

80.

 

输入人名时使用“分散对齐”

(微软

Office

技巧大赛获奖作品)

 

 

Excel

表格中输入人名时为了美观,

我们一般要在两个字的人名中间空出一个

字的间距。按空格键是一个办法,但是我们

这里有更好的方法。我们以一列为例,将名

单输入后,选中该列,点击“格式→单元格

→对齐”,

在“水平对齐”中选择“分散对

齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整

齐美观的名单就做好了。

  

 

81.

 

隐藏单元格中的所有值(微软

Office

技巧大赛获奖作品)

  

有时候,

我们需要将单元格中所有值隐

藏起来,

这时你可以选择包含要隐藏值的单

元格。单击“格式→单元格”命令,选择

“数字”选项卡,在“分类”列表中选择

“自定义”,

然后将“类型”框中已有的代

码删除,键入“;;;”(3

个分号

)

即可()。

 

提示

:

你也许奇怪为什么会这样,其实单元

格数字的自定义格式是由正数、负数、零和

文本

4

个部分组成。

4

个部分用

3

个分号

分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单

元格中显示。现在都空了,当然就都不显示

了。

  

 

82.

 

恢复隐藏列

  

通常,选择隐藏列两边列上的单元格,

然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项

可以恢复隐藏的列。

其实恢复隐藏列还有一

种快捷方法

:

将鼠标指针放置在列标的分割

线上,例如,若隐藏

B

列,则将鼠标指针放

置在列

A

和列

C

的分割线上,

轻轻地向右移

动鼠标指针,

直到鼠标指针从两边有箭头的

单竖变为两边有箭头的双竖杠,

此时拖动鼠

标就可以打开隐藏的列。

  

 

83.

 

快速隐藏

/

显示选中单元格所在行和列

(微软

Office

技巧大赛获

奖作品)

 

 

Excel

中隐藏行或列

通常可以通

过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实

或者是选中行号或列标后通过鼠标右

键的快捷菜单来完成

对于分散的单元格

区域

可以这样快速隐藏

快速隐藏选中

单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中

单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐

藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐

藏:“Ctrl+Shift+0” 

 

 

84.

 

彻底隐藏单元格

  

在很多时候我们会将一些行或列的内

容隐藏起来不让别人查看,

但是如果用户复

制包含隐藏行或列的区域,

这样隐藏的内容

就会在粘贴的新的工作表中出现,

降低了隐

藏效果。如果要想避免这种情况,我们可以

先选中要复制的区域,

然后单击“编辑→定

位”命令,

在打开的对话框中点击“定位条

件”按钮,

在定位条件对话框中选中“可见

单元格”选项),这样就可以避免上面所发

生的情况了。

  

 

85.

 

用下拉列表快速输入数据

 

如果某些单元格区域中要输入的数据

很有规律,如学历

(

小学、初中、高中、中

专、大专、本科、硕士、博士

)

、职称

(

技术

员、助理工程师、工程师、高级工程师

)

等,

你希望减少手工录入的工作量,

这时我们就

可以设置下拉列表实现选择输入。

具体方法

选取需要设置下拉列表的单元格区域,

单击“数据→有效性”命令,

从“数据有效

性”对话框中选择“设置”选项卡,

在“允

许”下拉列表中选择“序列”,

在“来源”

框中输入我们设置下拉列表所需的数据序

列,如“技术员、助理工程师、工程师、高

级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭

头”被选中,单击“确定”按钮即可()。

这样在输入数据的时候,

就可以单击单元格

右侧的下拉箭头选择输入数据,

从而加快了

输入速度。

  

 

86.

 

快速输入自定义短语

  

使用该功能可以把经常使用的文字定

义为一条短语,当输入该条短语时,“自动

更正”便会将它更换成所定义的文字。

定义

“自动更正”项目的方法如下

:

单击“工具

→自动更正选项”命令,

在弹出的“自动更

正”对话框中的“替换”框中键入短语,

“电脑报”,

在“替换为”框中键入要替换

的内容,如“电脑报编辑部”,单击“添

加”按钮,将该项目添加到项目列表中,单

击“确定”退出。以后只要输入“电脑

报”,

则“电脑报编辑部”这个短语就会输

到表格中。

  

 

87.

 

设置单元格背景色

  

选择要设置背景色的单元格,

单击“格

式→单元格”命令,

然后单击“图案”选项

卡,要设置带有图案的背景色,请在“颜

色”框中单击选中一种颜色,

然后单击“图

案”下拉菜单,

选择所需的图案样式和颜色

即可。

  

 

88.

 

快速在多个单元格中输入相同公式

  

先选定一个区域,再键入公式,然后按

“Ctrl+Enter”组合键,

可以在区域内的所

有单元格中输入同一公式。

  

 

89.

 

同时在多个单元格中输入相同内容

 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

们可以看到,

这些单元格中的数据都同时被

加上了

25

  

 

156.

 

Excel

出现错误数据提示

 

 Excel

除了可以对单元格或单元格区

域设置数据有效性条件并进行检查外,

还可

以在用户选择单元格或单元格区域时显示

帮助性“输入信息”,

也可以在用户输入了

非法数据时提示“错误警告”。

 

选取单元

格或单元格区域,

单击“数据→有效性”命

令,单击“输入信息”选项卡,选定“选定

单元格时显示输入信息”复选框,输入标

题,如“注意”,输入显示信息如“这里应

输入负数!”(),单击“确定”按钮。此

后,再选定那些单元格或单元格区域时,

Excel

将自动提示上述信息。

 

另外,

你还可

以对设置了有效性条件检查的单元格或单

元格区域,再设置“出错警告”信息,方法

:

选取单元格或单元格区域,单击“数据

→有效性”命令,单击“出错警告”选项

卡,

选定“输入无效数据时显示出错警告”

复选框

()

选择警告样式,

输入标题如“警

告”,

输入出错信息如“不能输入正数!

”,

然后单击“确定”按钮即可。此后,如果你

在指定的单元格中输入了正数,

Excel

将警

告你“不能输入正数!” 

 

 

157.

 

用“超级连接”快速跳转到其它文件

 

 

用超级链接在各个位置之间跳转十分

方便,若你要切换到其它文件,只需用鼠标

指向带有下划线的蓝色超级链接文件,

然后

单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子

位置上去,看完后若要返回,只需单击

“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

  

 

一、

 

设置技巧

 

158.

 

定制菜单命令

 

 

你可以根据自己的要求来定制选项菜

单。首先单击“工具→自定义”命令,打开

其中的“命令”选项卡(),在左侧的“类

别”窗口中选择欲增删的菜单类别。

如果是

增加菜单命令,

你只需在右侧的“命令”格

内进行选择,将其拖至对应的菜单项,菜单

自动打开并出现一黑线后,

将其插入黑线指

示的位置,在空白处单击鼠标左键即可。如

果是删除菜单命令,

只须打开菜单选中需要

删除的命令,

按下鼠标左键将它拖至图中的

“命令”格中即可。

也可在该示意图打开的

情况下,打开菜单单击右键,选中“删除”

命令即可。

  

 

159.

 

设置菜单分隔线

 

 Excel

工具栏按钮之间有分隔线,

如果

你喜欢,

也可以在菜单中的命令之间添加分

隔线。方法是

:

按住

Alt

键后拖动菜单。如

果拖动方向为增大菜单间距,

则自动在中间

添加分隔线

;

如果拖动方向为减小菜单间

距,则自动去掉中间的分隔线。

  

 

160.

 

备份自定义工具栏

 

 

C:

Windows

Application Data

Microsoft

Excel

文件夹中有个

Excel10

xlb

文件,

这个文件保存了你的自

定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见

的工具栏信息。所以,建议你将工具栏设置

好后,为

Excell0

xlb

文件作拷贝,起个

不同的名字,以备随时载入,恢复你的工具

栏。

 

  

161.

 

共享自定义工具栏

  

如果你建立了一个自定义工具栏并希

望和其他人一起分享的话,

你可以将它“附

加”到一个工作簿中。

单击“工具→自定义

→工具栏”,选择你的自定义工具栏,单击

“附加”按钮(),出现“附加工具栏”对

话框,单击“复制”按钮,即可将工具栏添

加到一个工作簿中。

  

 

162.

 

使用单文档界面快速切换工作簿

 

 Excel 2002

采用了单文档界面,每打

开一个工作簿,都会在任务栏中显示出来。

因此,

你可以通过单击任务栏上的名称来快

速切换工作簿,

而不必在“窗口”菜单中选

择打开的工作簿名称。

如果你的

Excel 

2002

没有此项功能,可按以下方法设置

:

单击

“工具→选项”命令,单击“视图”选项

卡,选中“任务栏中的窗口”复选框(),

单击“确定”按钮即可。

 

  

163.

 

自定义工具栏按钮

  

单击“工具→自定义”命令,

打开“自

定义”对话框使

Excel

处于自定义模式,

时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮

图标,弹出快捷菜单,利用这个快捷莱单,

我们可以完成好多自定义工作。

 1.

使用

“命名”改变工具按钮的名称

2.

使用“复

制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪

贴板中,然后插入到文本或表格中、或者粘

贴到另一个按钮上

; 3.

使用“编辑按钮图像”来调用按钮编

 

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