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如何利用启明星Portal门户系统的Page模块构建文档库

利用启明星门户系统的Page模块构架可以搭建企业内部的文档管理系统。

(一)应用背景

    企业内部通常都会使用共享网盘的方式来存放不同部门之间的文档,例如管理员在服务器上对人事部门增加人事部文档文件夹。

   但是随着文件的增加,管理会越来越不方便,主要体现在

(1)查找不方便。用户可能为了找一个制度文档翻遍所有文件夹。

(2)公私不明权限维护不方便,例如在人事部文档内部,部分制度需要公开,部分仅限人事部内部查看,而现行管理方式中所有内容都混在了一起,杂乱无章。

为此,启明星推出了Pages模块的文档管理。

  启明星Pages的模块的文档管理并不是要取代共享网盘内容,相反,他是对文件夹组织进行优化。而且,我们任务共享网盘与Web文件管理应该是共存的。

 

(二)建立文件构架

   在使用Pages构建文档库前,系统管理员应该规划好如何划分文档的组织构架,这很重要。企业部门是彼此独立又相互关联的,在我们的推荐中,一般采用混合放上。

首页,根据部门对文档进行划分。其次,根据共性进行划分。参考下图。

 

 

 

    通常,管理员会按照部门分类文档,例如建立“人事部文档”,“财务部文档”等,各个部门自己把文档放到响应的文件夹下。而对于通用的文档,例如“资产采购”,“企业出勤制度”等,则可以放到“制度规范”中。对于体系文档,例如ISO体系认证,QS品质管理,可以再建立一级“体系文档”。

总之,在使用Pages前,您需要规划好,将来文档怎么管理。下面介绍如何实现上面的功能

 

(一)建立“部门文档”

1)在页面里添加“Pages”模块,单击“编辑页面”,进入编辑模式。,单击“创建页面”

 

 

 

 

 

2)在页面里,因为存放的是文档,所以选择“空白文档库”

 

 

(3)输入文档库名称“部门文档”

 

  

(4)建立子文档

在“编辑模式”下,选择部门文档,右键单击,会弹出菜单。

 

 

  选择“新建项目”,然后选择“空白文档库”,输入页面名称“人事部文档”,这样就完成了人事部文件夹的建立

 

 

(三)设置权限

启明星Pages模块的权限类似新闻模块,但是比新闻模块更细化。建议您在使用Pages模块前,先看一下新闻模块的介绍。地址是 http://www.cnblogs.com/mqingqing123/p/3859385.html

 

当在部门下建立“人事部文档”,“财务部文档”,时,这些权限默认都从上一级继承而来,而上一级节点是“部门文件”,所以,我们我们只要在“部门文档”授权所有登陆用户都可见,那么,其下的子文档用户也都可见。

 选择部门文档,右键选择“权限设置”(如果右键没有弹出菜单,请单击编辑页面,进入编辑模式)。

查看上图,在此处增加Authenticated,允许授权的人可以查看。

 

 

(四)断开继承。

权限继承的好处为维护代来了方便,但是有时候我们需要断开继承,例如在人事部文档下有一个“人事经理”文件。人事经理默认会从上一级“人事部文档”继承权限,而人事部文档默认又从“部门文档”继承权限,所以导致了人事经理文件也是所有授权的用户都可以看到。

这并不是我们希望想要看到的。我们希望只有人事部经理可以查看修改其中的内容,此时就需要断开权限继承。

 

在人事经理节点上,右键选择权限设置,请注意,下面多了一个权限继承。

默认的“权限继承”是勾选中的,我们取消勾选。单击确定。

 

 

这样,人事经理节点将没有人可以访问(管理员除外)。此时,管理员可以重新对改节点继承赋权。