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高效会议管理技巧
【摘要】
会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是大家长久以来的期望,那么我们通过本文窥豹一斑。
【正文】
一 会议的意义
n 会议是一个集思广益的渠道 :
会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
n 会议显示一个组织或一个部门的存在:
会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
n 会议是一种群体沟通的方式:
开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
如果想完成高效会议,首先我们需要明确会议的目的。有了正确的目标才有可能达成预期的结果。常见的会议目的通常如下所示:
开展有效的沟通——会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。
传达资讯——通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
监督员工、协调矛盾——常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
达成协议与解决问题——达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
点明困难与问题的所在
发现问题并寻找解决方法
衡量问题的优先级
得到新的方法
评议新的方法
确定行动纲领
资源共享——利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。
开发创意——通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性。
激励士气——年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
二 会议效率不高的原因及解决方案
通常提及开会,IT人员特别有感触,那就是开会很烦。开会之所以烦,就是“会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时间,即使有决议,质量也很低”,简而言之,会议效率不高。因此,寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。往往由于以下原因,开会效率低下:
公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。
有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。
会议效率不高通常由以下7种原因造成。
序号 | 原因 | 具体表现 |
1 | 时间 | 会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。 |
2 | 地点 | 会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。 |
3 | 与会人员的选择 | 必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。 |
4 | 主持人的技能 | 会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。 |
5 | 与会者的技能 | 会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。 |
6 | 会议准备工作 | 开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。 |
7 | 会议的原因,目的和结果 | 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。 |
在这7种原因中,有3种原因是会议的“致命伤”,需要格外警惕。这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
那么,如何来做好预防措施呢?对于会议来说,做预防性管理,实际上就是在开会之前,针对可能导致会议效率低下的各种原因,一一做好预防工作,从而保证会议的高效进行。
为了预防出现效率不高的情况,下面针对7种致使会议效率低下的原因,做一个全面的预防性管理。
效率不高的原因 | 预防性管理措施 |
时间 | 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,避免安排在周一或周五。 |
地点 | 地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行。 |
与会人员的选择 | 事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。 |
主持人的技能 | 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。 |
与会者的技能 | 参会者一定要具有倾听能力。 |
会议准备工作 | 一定要提前做好具体的准备工作。 |
会议的原因,目的和结果 | 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。 |
与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征:
只有必要时才开会
会议需要良好的筹划
拟定和分发了会议议程表
遵守时间
一切按部就班
邀请最有经验和最有才能的人参加
做出了评论和归纳
记录所有建议,决策和责任人
建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效
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