最近偶尔要写一些英文邮件给顾问看，发现和之前写中文邮件时的常用格式有点不一样，但在内容的组织上，也有很多相通之处。现翻译一篇教程，贴在这里。

1，中立的邮件地址

　　你的邮件地址应当是你真实姓名的变体，而不是用户名或者昵称。尽可能使用句号、连字符、下划线来保证你的邮件地址只是你的姓名，没有多余的数字或字母。

• 永远不要使用一个不专业的邮件地址。如果你的名字是一个笑话，或者不合适的名字，没有人会认真对待你。

2，短而精确的标题

　　避免在标题说太多，但是要确保它在发给一个陌生人看的时候也能反映出邮件的内容。如果可能，包含一个可以让邮件内容易于记忆和/或查找的关键词，即便是在对方的收件箱有很多邮件的情况下。例如，“关于3月12日受损自动扶梯的会议”就足够明确，这个邮件主题不会误认为其它任何描述得不是很明确的事情，（比如：“3月12日的日程表/客人名单/午餐请求/会议概览”）。记住，专业人士也许每天会收到上百封的电子邮件，甚至更多，越是明确且吸引人的主题越容易和自己的个人工作联系起来。

3，合适的称呼

　　以姓名称呼收件人是首选方案。使用对方的称呼（Mr. Mrs. Ms. or Dr.）和姓氏，接上逗号或者冒号。作为一种选择，你可以在称呼之前写上“Dear....”（不过“Hello...”也可以接受）。通常应该使用姓氏，会比使用名字更加正式。除非你和收件人很熟。如果你不知道你的收件人的名字（你应该尽力找到）使用“Dear Sir/Madam”或者“Dear Sir or Madam”并加上冒号。

4，在第一行介绍你自己（如果需要）

　　介绍自己，并包括你写信的目的、找到对方邮件地址的方式，或者你写信的缘由。例如：

• My name is Earl Rivers. I‘m contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.
• My name is Arlene Rivers. I am writing about the traffic citation I received on December 31, 2009. I obtained your Email address from the Westchester County Clerk website.

5，写实际的消息

　　确保你的观点不杂乱；如果很乱的话，读者可能会忽略重要的细节。尝试把消息按话题拆分为段落，使你的消息更有逻辑、易懂。

• 邮件不应长于5段，每段不应长于5句。
• 在每段之间插入分隔行；无需缩进，因为缩进有可能在邮件转换过程中丢失。
• 避免非正式的书面语。 

6，使用正确的告别格式

　　这取决于你和收件人的亲密程度。例如：

• Yours sincerely,
• Yours cordially,
• Respectfully,
• Best,
• Your student,

7，以全名签名

　　如果你有一个工作称呼，写在你的名字的下一行，并且在这之后的一行写下公司名或者网站名。如果你没有工作称呼，但是有和邮件内容相关的你自己的博客或者网站，在名字下面写上链接。如果邮件和工作有关，只包含职业相关的网站/博客，不要附上兴趣爱好类型的。

8，校对邮件内容

　　确保你没有遗漏掉任何关键点。大声读出你的邮件，或者请其他人校对你的邮件，是换个视角审视自己写的内容的好办法。

9，校对邮件拼写和语法

　　如果你的邮件提供者还没有提供拼写和语法校对选项，把它粘贴到文本处理器当中，如有必要，对其进行修正，然后粘贴回你的邮件里。

原文链接：How to Write a Formal Email

本文链接：http://www.cnblogs.com/hhelibeb/p/6196498.html

如何写一封正式的电子邮件