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【管理心得之四十三】“我的管理时间去哪儿了?”


场景再现
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{电话对话}
甲方{小刘}:喂,你好,是李经理吗?

乙方{小李}:你好,我就是。

甲方{小刘}:刚才接到A工厂负责人的电话,他们希望在原系统上针对A工厂做一些特制机能模块追加。

      通过某些“开关”设置,不会影响到其他工厂的使用。

      考虑到该系统已经进入开发中期,追加A工厂要望势必会增加成本和时间,你先估算一下然后后再决定是否实施。

乙方{小李}:好的,这就安排人去调查,有结果后电话再联系。

耗时40小时之后,{小李}把变更范围、成本、时间等相关信息告知了{小刘}。
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有朋友很疑惑“这套路没问题呀,换做是谁都是这样做的。”

“没错,换做是我也会一样这么做,但是.........”

 

项目管理过程中,有一个不成为文的规定(15%原则) :

→管理时间一般要占据项目工作总量的15%。

  例如,{场景中}项目预估需要1000小时,那么分配给项目管理的时间大约是150小时,给客户报价的时候,整个项目将是1150小时。

→管理时间一般包括进度管理、QA管理、分配任务、有效沟通、风险管理等活动的时间,变更管理也在其中。

→15%原则的前提是假设项目管理都是一些常规、典型活动。当然了,这个百分比也不是一层不变。

  项目经理处事风格不同,百分比也不同;项目本身复杂度不同,也会左右这个百分比。

  比方说,项目计划很复杂、资源很难调配等因素,都有可能使这个百分比达到20%~25%,甚至是25%~30%。

从上面三点不难看出,管理时间已经预留了一些项目变更的所需时间。

所以多数管理者(包括我)都认为“{场景中}甲方依赖给乙方的调研、评估、报价是合情合理的,乙方花时间对应并将结果告知甲方也顺利成章的事,没什么不妥。”

 

{场景中}中{小李} 耗时40小时,把变更要件梳理成案,不觉得有一点点违背15%原则吗?

项目管理时间是包含项目变更管理时间不假,但这仅局限于花费少量时间去对应。像场景那样耗时近1/3的工时做一次项目变更请求的调研、评估、报价,不觉得有些奇怪吗?

项目所需1000小时,项目管理仅为150小时,仅仅一个A工厂特制机能追加的调研、评估、报价就耗时40小时,很明显管理时间不足以处理这件事。

 

{小李}不应该急于着手A工厂特制机能追加的调研、估算,而是:

▲判断是否能在项目管理时间内消化 (如果消化不了,需要估算出所耗时间)

▲调研价值 (甲乙双方合意)

▲项目影响 (乙双意见)

 类似这样的事,一定要让项目发起人了解这个请求的特征,然后确定调研的价值是否抵得上对项目的影响。

如果发起人能够接受调研给项目造成的影响,他们在必要时应当延长进度、增加预算,因为正常分配的项目管理时间中没有包含对此次请求的调研。

 

上面我仅讲述了一个项目变更的例子,其实在项目管理过程中有很多侵占你15%管理时间的危机,只是你没有觉察到罢了。 

想必有多数项目经理和{小李}一样,认为“甲乙双方的天平在签约那一刻起就已经倾斜了,乙方遵从甲方似乎是求生之道。甲方一个依赖,乙方应该无条件服从。”但你丝毫没有觉察到哪些是15%原则内?哪些是15%原则外?一个劲蛮干只会让你的管理时间越来越少。当你哭着喊着咆哮 “管理时间去哪儿”时,没人会同情你,因为没有人知道15%原则内的事,在他人眼里你做的一切都是你应该做的。

 

别问我是谁,我叫雷锋。

 

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