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品好七杯茶,做好项目管理—序

治大国若烹小鲜

  此系列文章算是《项目管理七杯茶》的笔记或者是要点整理。如有疑问请参阅原版书籍。

  项目管理不仅仅是软件项目管理,已知的被记载的,项目管理是第二次世界大战的产物,起源于美国研制原子弹的曼哈顿计划。时至今日,项目管理已被广泛应用在各个领域,并成为高级职业经理人的必备技能。

  本文的初衷——基于传统项目管理方式进行创新,使这种高效的管理理念适用于更多领域,为企业和个人创造更大价值。

  传统的工作分解结构不分层级,直接将所有大小不一、难易不同的工作包组合在一起,过分关注细节而失去控制重点。而本文则另辟蹊径,分层解构项目,使执行路径变得更加清晰严谨。除此之外,本文将详细探讨项目管理最重要的七项要素:项目启动、执行路径分解、成本调控、时间管理、人员配置、突发风险与项目归档。并将这七项要素巧妙地类比为七杯芬芳甘甜的茶,以此加深读者对项目管理理念的理解与记忆。

  文章将枯燥乏味的管理理论与优雅的茶文化结合起来,达到“治大国若烹小鲜”的神妙。

项目管理茶之源

  很多人并不会工作。

  工作并不仅仅是谋生的手段,同时也是实现个人价值的桥梁。以积极、主动的心态对待工作的人,更容易成为行业领域内的精英;反之,被动工作的人,则处于频繁跳槽的周期中,职业能力随着年龄增长而逐渐衰退。

  同样,很多人对积极工作的理解也存在误区,积极工作并不是超负荷工作,而是用正确的方式方法工作。

  这种正确的工作方法就是——项目管理。

  时至今日,项目管理的方式已渗透到放放面面。一项工作,从计划、执行,到收尾,每一个环节,都遵循一定的规律。这些规律能帮助我们理清工作的脉络,达到事半功倍的效果。我们做任何事情,只要在关键点上合理把控,就可以不断复制成功的经验,带动个人职业素养的提升。

  无论狮子还是羚羊,当太阳升起时,最好开始奔跑!

管理的前世今生

  最初级的管理:你在我的视野中,所以我可以管着你。(目前我们公司好像仍算是这种管理!)

  科学管理酝酿并逐渐成型的阶段:我的视野不够监视所有人,所以我利用别人管着你。

  在实践中而非学术研究过程的管理演变:管理各个职能太繁琐,所以我监督工作成果,管着你。

  在不同时代,由于社会环境的不同,对管理的需求也发生了巨大的变化。时至今日,对于如何更有效地进行管理,各种争议也从未停止过,有些反而愈演愈烈。

但有一个分支始终长盛不衰,从出现以来就一直被人们津津乐道,它就是以跟踪优质工作成果为主要目标、以数字化管理为基础的——项目管理。

不懂项目管理,那怎么工作

  时至今日,项目管理模式已经渗透于方方面面,像空气中的氧气,你甚至完全感觉不到它的存在,但是却离不开它。

  不要对它有任何疑虑。

  管理思维在生活中衍生为各种形式,已经渗透于我们思考、行为和生活方式的各个角落,水乳交融,密不可分。

  无论你做什么,都会事先有一个预期或者目标,这就是项目管理的思考方式。

  你会为你手头的工作设定时限,什么工作需要在哪段时间内完成,这是项目管理中的时间管理。

  去超市买东西,你会比较价格于品质,找到性价比最好的商品,或者你最需要的商品,这种成本管理也是项目管理的重要模块。

  一个好汉三个帮,团队建设,领导力,沟通管理都是项目管理的主要内容。

  从北京旅游到伦敦,你会不由自主地规划在哪里转机,到哪里休息,住在哪家酒店,去哪儿游玩,需要准备多少现金,信用卡要预存多少外币......哪怕是最糊涂的人,也会想到其中的一点或者几个要点,项目管理可以为你实现一次完美的旅游计划。

  任何人都在不由自主的应用着项目管理。

  我们很多失败的原因,不是因为完全不懂,恰恰是自以为懂了很多。规划了工作时限,就以为懂了时间管理;设置了任务计划,就以为懂了目标管理;制定了潦草的预算方案,就以为懂了资源管理……于是,一些人就在半懂不懂之中,将工作做得似是而非。

  其实,只需要在现有的基础上,将日常的习惯重新梳理一遍,把尚未完善、还不严谨的思考于行为方式重新组织起来,就会受益终生。

七杯茶——工作的公式

  目前国际上主要有两大项目管理研究体系:其一是已欧洲为首的国际项目管理协会(IPMA),另外是以美国为首的美国项目管理协会(PMI)。

  他们将人类的活动分为两类:

  一类是重复、连续不断、周而复始的活动,控制这些活动的方法可以称之为“流程管理”。

  另一类是独特的、一次性的活动,控制这些活动的方法可以称之为“项目管理”。在企业管理领域中,项目是具有开始和结束的一次性努力,有相关人员执行以达到符合一定成本、预算和质量要求的目标。

从一米到一个项目

  故宫博物院的正门——午门,高度大约为38米,只要给出这个数据,我们马上就能想象到这座大门大约有12层楼那么高。但假设换个度量单位,比如午门高度大约为0.038公里,或者0.024英里等,那么就很难在头脑中映射出这个高度到底有多高。

  因此,必须找到合适的度量单位,才能精确地预期并衡量每一项工作取得的成果。

  这就是在量化管理体系中定义的事件结构模型。

  这个模型可以按金字塔从顶端到最底端这样分配:

  系统——总经理; 计划——总监;项目——项目经理;任务——任务经理;活动——活动经理。

  系统层级也可以称作战略层级,是一系列关联不十分紧密的项目集合。这个层级的目标大多宽泛高远,比如公司在10年内发展称为行业第一,或者某个人在5年内在设计领域取得国家级大奖,这些都是一个系统目标。只有执行能力极强的人,才能有效控制系统目标的实现。

  计划层级是从系统层级分解而来,是对系统层级的逻辑解释或者内容归纳,也是一系列关联密切且被协调管理的项目集合。比如一个系统目标是“我要幸福”,那么就可以将“幸福“简单解释为”家庭和睦“、”事业有成“、”身体健康“、”交际广泛“等几个计划层级的模块或者步骤。很显然,计划层级的目标比系统层级更为清晰明确,但仍然不好掌控。

  项目层级是对计划层级的进一步拆分。比如计划目标”事业有成“还可拆分为”取得年净收入10万元以上“、”工作业绩保持全公司前五名“、"行业口碑积累到某种程度”等等。如果项目目标描述得清晰明确,那么则很容易度量我们已经取得了哪些成绩,距离我们的预期还差多少,以及该如何达到我们设定的各个目标。

  任务层级则是保证项目层级目标得以完成的关键起止点。一个具体的项目,可以由多个关键任务组成,每达成一个任务目标,则标志项目向前推进了一步。

  活动层级是对任务层级的进一步补充说明。某一个关键任务的成败,极有可能导致项目层级目标的执行质量,这就需要对这个关键任务作进一步分解控制,以提高执行效率,并有效节约资源。

  我们要得到最优质的工作成果,既不能紧密跟踪系统层级的目标,也不能紧盯活动层级的结果,而是将目光放在正好合适、不大不小的项目层级控制上面。

七杯茶——优雅地面对工作

  每个人都可以将工作处理的秩序井然,前提是他必须掌握一定的行为原则。

  这个行为原则就是项目管理。

  七杯茶,七个关键控制点,一项工作,这是每个人都可以掌控的项目管理方法。

第一杯茶:启动茶

  重点:背景分析、界定项目目的与目标、描述项目范围

  意义:书面确立项目正式施行

  成果判定:项目计划书

  庆祝茶:洞庭碧螺春

第二杯茶:路径茶

  重点:拆分关键任务、量化考核标准

  意义:书面明确工作进程路线图

  成果判定:项目执行路径图

  庆祝茶:安溪铁观音

第三杯茶:资源茶

  重点:最小化预算、关键资源控制

  意义:资金详细配给方案

  成果判定:项目预算报表

  庆祝茶:六安瓜片

第四杯茶:时间茶

  重点:合理安排执行时间、滞后与提前时限处理、加班计划

  意义:明确执行时限结点

  成果判定:执行时间甘特图

  庆祝茶:西湖龙井

第五杯茶:人员茶

  重点:项目经理权责界定、沟通与跨部门协作、明确项目团队成员责权利

  意义:人力资源调配原则

  成果判定:RACI责任矩阵图

  庆祝茶:祁门红茶

第六杯茶:风险茶

  重点:衡量内外部风险、有效规避风险、紧急预案

  意义:最大可能避免节外生枝

  成果判定:内外部风险控制计划书

  庆祝茶:君山银针

第七杯茶:收尾茶

  重点:成果评估准则、项目归档文件

  意义:让有意的经验不断复制

  成果判定:项目档案

  庆祝茶:云南普洱

  事实上,我们处理任何一件事务,无论在工作中,还是在生活中,都在不知不觉地控制着这七个关键点。只不过,我们没有清楚地把他们单独提炼出来,并加以量化描述与全局掌控。