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文件很多、很杂乱,如何才能管理好?
文档杂乱的现象,问题不大;
但文档到处乱放,问题很大!文档数量一多,零乱感觉就来了
对策如下:
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集中存储在一个知识库或一个盘符下
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边阅读过程中能根据感觉立即进行整理
一、集中存储在一个知识库或一个盘符下
做法1.只使用Windows资源管理器管理的情况
a. 规划出一个盘符存储文档文件
b. 将常用的文件夹建立“文件夹快捷方式”放在桌面上
下图是电脑的磁盘存储规划建议:
C盘:操作系统
D盘:安装应用程序
F盘:放文档数据
G盘:放重要文件的备份、安装程序等
尽量不要放在桌面上和系统盘,系统重装后有找不来的等风险。
做法2. 使用专门的文档管理软件
以文档大师这个专业的文件管理软件为例介绍。
如下图,文档大师提供的“收集箱”功能,
即收集时不用指定在存储哪个文件夹,直接就可以收集。
好处:
a. 不用思考,就是简单收集动作,容易养成习惯
b. 没有用到文件夹,高效收集,且不会有零乱感觉
二、边阅读过程中能根据感觉立即进行整理
这个功能需要专门的软件工具搭配使用,
这里以“文档大师”为例,介绍如何边阅读边快速整理。
1. 可以随便移动文件到文件夹,不受文件打开的影响
如下图,文件夹、文件列表和文件内容在同一画面中显示,
阅读时灵感来了,觉得放在“硬能力\微信”这个文件夹下,
较为合理,此时即可立即移动,
而不用关闭文档,影响进一步阅读。
这是专用工具才有的功能,Windows资源管理器是没有的
2.可以随便重名文件夹,不受文件夹文件是否打开的影响
这也是专用工具才有的功能,
Windows资源管理器有文件打开,是不能重命名文件夹的
简单来说,可以没有指定文件夹存储,
加上文件夹可以随时爱怎么整理就整理,
不受文件是否打开影响,慢慢就不会有杂乱的感觉。
结论:
在专业的文档管理软件工具的帮助下,
能根据自己的灵感,不受限制随时整理,就可以真正管理好文档。
文件很多、很杂乱,如何才能管理好?